Az e-mail üzeneteket mindig precízen kell megfogalmazni, hogy az olvasóközönség felfogja az üzenetet. A célcsoport leggyakrabban eltér? ismeretekkel, így a nyelvi forma és a tartalomnak is illene megváltozni. Extrém esetben fontos, hogy az e-mail üzenetek röviden legyenek. A címzett a kevesebb idejével a tartalom megértésére.